Cos'è un PIM e perché è fondamentale per il tuo business nel digitale

Un Product Information Management (PIM) è un sistema centralizzato che consente alle aziende di raccogliere, gestire, arricchire e distribuire tutte le informazioni relative ai propri prodotti. In sostanza, rappresenta un "hub" centrale dove confluiscono i dati provenienti da diverse fonti aziendali, per poi essere ottimizzati e distribuiti su tutti i canali di vendita.

Le funzionalità core di un sistema PIM sono molteplici e complementari tra loro. La gestione degli attributi permette di creare e organizzare tutte le caratteristiche tecniche, commerciali e di marketing dei prodotti, garantendo completezza informativa. L'organizzazione in categorie offre la possibilità di strutturare il catalogo secondo tassonomie e gerarchie flessibili, mentre la gestione delle varianti semplifica la creazione e il controllo delle diverse versioni di prodotto come colori, taglie o modelli, mantenendo coerenza tra gli attributi comuni.

Differenze tra PIM, DAM, ERP e altri sistemi aziendali

Sebbene possano sembrare simili, PIM (sistema di product information management in cloud), DAM, ERP e altri sistemi aziendali svolgono funzioni distinte e complementari. Mentre l'ERP si concentra su dati transazionali come ordini, fatturazione e logistica, il PIM gestisce informazioni descrittive e di marketing dei prodotti. L'ERP contiene dati essenziali come codici e prezzi, ma non è progettato per gestire contenuti ricchi, traduzioni o ottimizzazioni per l'e-commerce.

Il DAM (Digital Asset Management) si focalizza esclusivamente sulla gestione degli asset digitali quali immagini, video e documenti, mentre il PIM mette in relazione questi asset con tutte le altre informazioni di prodotto in un contesto più ampio. Le piattaforme e-commerce, d'altro canto, sono ottimizzate per la vendita online, non per la gestione complessa di informazioni di prodotto. Un PIM alimenta questi sistemi con dati già strutturati e ottimizzati.

Un PIM diventa necessario quando l'azienda gestisce cataloghi con numerosi prodotti e varianti, vende su molteplici canali, effettua frequenti aggiornamenti di prodotto o si espande su mercati internazionali. In queste situazioni, affidarsi solo a ERP o sistemi e-commerce risulterebbe limitante e inefficiente.

I problemi che un PIM risolve nelle aziende moderne

Le aziende contemporanee affrontano diverse sfide nella gestione dei dati di prodotto. La frammentazione delle informazioni porta a dati dispersi tra fogli Excel, ERP, sistemi e-commerce e documenti condivisi, con conseguente difficoltà di accesso alle informazioni aggiornate. Questo genera spesso incoerenza dei contenuti, con descrizioni e specifiche diverse tra canali di vendita, causando confusione nei clienti e potenziali problemi legali.

I processi manuali risultano inefficienti, con aggiornamenti ripetitivi su più piattaforme che comportano elevato rischio di errori e significativo spreco di tempo. Si manifestano anche difficoltà di espansione, con limitazioni nell'aggiungere nuovi canali o mercati per la complessità di adattare le informazioni.

Un PIM risolve questi problemi centralizzando la gestione dei dati, automatizzando gli aggiornamenti su tutti i canali e implementando workflow strutturati. Prendiamo ad esempio un'azienda di abbigliamento: senza PIM, ogni nuovo capo richiederebbe l'inserimento manuale delle stesse informazioni su ERP, e-commerce, cataloghi e marketplace, con alto rischio di errori. Con un PIM, i dati vengono inseriti una sola volta e poi distribuiti automaticamente, garantendo coerenza e risparmiando tempo prezioso.

Vantaggi competitivi di implementare un PIM

L'adozione di un sistema PIM offre numerosi benefici tangibili. La riduzione del time-to-market è significativa e la qualità dei dati migliora sensibilmente, con completezza e accuratezza delle informazioni che aumentano in media di oltre il 50%, portando a una riduzione dei resi e delle richieste di assistenza.

Le risorse vengono ottimizzate, con il tempo dedicato alla gestione manuale dei dati che si riduce permettendo al team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. La scalabilità del business aumenta notevolmente: le aziende con un PIM espandono il proprio catalogo prodotti e la presenza su nuovi canali 3-4 volte più velocemente rispetto a chi non lo utilizza. L'esperienza cliente risulta uniforme su tutti i touchpoint, aumentando la fiducia nel brand e la propensione all'acquisto.

Come ottimizza il tuo processo di go-to-market

Un PIM trasforma radicalmente la capacità dell'azienda di portare prodotti sul mercato. L'accelerazione dei lanci avviene automatizzando la preparazione e distribuzione dei contenuti, permettendo di pubblicare nuovi prodotti simultaneamente su tutti i canali. Si acquisisce agilità nelle promozioni, con campagne stagionali o flash sale che possono essere implementate rapidamente aggiornando le informazioni in un unico sistema.

L'adattamento ai trend diventa più semplice: le descrizioni e caratteristiche dei prodotti possono essere rapidamente modificate per rispondere alle tendenze di mercato o ai cambiamenti nelle preferenze dei consumatori. L'espansione internazionale viene facilitata grazie a processi di traduzione e localizzazione gestiti in modo strutturato, rendendo più agevole l'ingresso in nuovi mercati.

Un esempio concreto è quello di un produttore di elettronica che, grazie al PIM, è riuscito a ridurre da 15 a 3 giorni il tempo necessario per lanciare una nuova linea di prodotti su tutti i suoi canali di vendita, ottenendo un vantaggio competitivo significativo.

Il ruolo nella strategia omnicanale

Nell'era dell'omnicanalità, il PIM ricopre un ruolo fondamentale come "single source of truth", garantendo che ogni canale attinga alla stessa fonte di informazioni aggiornate e verificate. Consente l'adattamento contestuale, permettendo di personalizzare la presentazione dei prodotti in base alle specificità di ogni canale, mantenendo coerenza nelle informazioni essenziali.

L'integrazione fisica-digitale viene facilitata, allineando informazioni online e offline, elemento essenziale per strategie come il click and collect o l'in-store digital. Il risultato è un'esperienza cliente fluida, che consente ai consumatori di trovare informazioni coerenti indipendentemente dal canale utilizzato, aumentando la fiducia nel brand.

Per un retailer con presenza fisica e digitale, questo significa poter garantire che il cliente trovi online le stesse informazioni che riceverebbe in negozio, e viceversa, eliminando frustrazioni e confusione.

PIM e SEO: come migliorare la visibilità dei tuoi prodotti online

Un sistema PIM contribuisce significativamente all'ottimizzazione per i motori di ricerca facilitando la creazione di contenuti ricchi e completi, con descrizioni dettagliate e pertinenti, fattore essenziale per il posizionamento organico. I metadati vengono gestiti in modo ottimale, inclusi title tag, meta description, tag alt delle immagini e altri elementi SEO critici.

La coerenza semantica viene garantita attraverso l'uso consistente di terminologia e keyword nell'intero catalogo. L'implementazione di dati strutturati diventa più semplice, facilitando l'uso di markup schema.org per rich snippet, che migliorano la visibilità nei risultati di ricerca.

Come scegliere il software giusto per la tua azienda

La selezione del PIM ideale dipende da diversi fattori interconnessi. La dimensione del catalogo, ovvero il numero di prodotti e la complessità delle loro varianti, influenzerà la scelta della soluzione più adatta. L'ecosistema tecnologico esistente è altrettanto importante: occorre valutare le integrazioni con ERP, e-commerce e altri sistemi aziendali già in uso.

I canali di vendita da supportare, sia come numero che come tipologia (e-commerce proprietario, marketplace, cataloghi, ecc.), rappresentano un altro criterio fondamentale. Le risorse interne disponibili, in termini di competenze per l'implementazione e la gestione del sistema, giocano un ruolo decisivo. Il budget deve considerare non solo il costo della licenza ma anche implementazione, personalizzazione e formazione.